Hướng dẫn sử dụng hộp giao hàng! Giúp cuộc sống tại Nhật Bản trở nên tiện lợi hơn.

Nói một cách đơn giản, hộp giao hàng là một loại thiết bị dạng tủ khóa cho phép bạn nhận bưu kiện một cách an toàn ngay cả khi bạn không có nhà. Chúng thường được lắp đặt gần lối vào của các tòa nhà chung cư và căn hộ, và bao gồm nhiều hộp có cửa được xếp thẳng hàng với nhau.

Cách sử dụng rất đơn giản. Người giao hàng sẽ đặt gói hàng của bạn vào một hộp rỗng và khóa lại. Sau đó, khi bạn về nhà, chỉ cần lấy gói hàng ra bằng mã PIN hoặc thẻ IC của bạn. Bạn có thể nhận gói hàng một cách thuận lợi mà không cần phải gặp mặt trực tiếp ai hoặc lo lắng về thời gian.

Nhận thấy sự tiện lợi của những tiện ích này, nhiều công trình xây dựng mới hiện nay đang được trang bị tủ nhận hàng. Đặc biệt ở khu vực đô thị, nhiều người lựa chọn nhà dựa trên việc có tủ nhận hàng hay không.

Việc sử dụng rộng rãi tủ khóa giao hàng bắt nguồn từ những thay đổi trong lối sống của xã hội Nhật Bản nói chung. Không chỉ đơn thuần là một thiết bị khác, chúng đã trở thành một hệ thống thiết yếu phù hợp với lối sống hiện đại.

Mua sắm trực tuyến giờ đây thậm chí còn tiện lợi hơn.

Mua sắm trực tuyến ở Nhật Bản vô cùng tiện lợi. Ngay cả người nước ngoài cũng có thể sử dụng dễ dàng. Điều tuyệt vời hơn nữa là hệ thống giao hàng. Hiện nay, việc hàng hóa đặt mua được giao ngay ngày hôm sau đã trở nên phổ biến.

Việc có hộp giao hàng giúp việc mua sắm trực tuyến trở nên tiện lợi hơn rất nhiều, vì bạn có thể đặt hàng mà không cần lo lắng về việc có mặt ở nhà. Điều này, đến lượt nó, làm cho cuộc sống ở Nhật Bản trở nên thoải mái hơn.

Giảm số lần giao hàng lại

Theo khảo sát của Bộ Đất đai, Cơ sở hạ tầng, Giao thông vận tải và Du lịch, số lượng bưu kiện được giao trong nội địa Nhật Bản năm 2023 đã vượt quá 5 tỷ.

Do số lượng bưu kiện được giao tăng lên đáng kể, việc giao lại hàng trở thành một vấn đề nan giải.

Việc tăng số lượng đơn hàng giao lại làm tăng gánh nặng cho các tài xế giao hàng và cũng dẫn đến việc phát thải thêm khí CO2.

Tủ giao hàng đóng vai trò quan trọng như một giải pháp cho những vấn đề xã hội này.

Hơn nữa, việc yêu cầu giao lại gói hàng đã được giao khi bạn vắng nhà có thể gây ra nhiều rắc rối hơn dự kiến.
Đối với người nước ngoài không quen thuộc với tiếng Nhật, việc kiểm tra thông báo giao hàng và yêu cầu giao lại hàng qua điện thoại hoặc trang web có thể là một quy trình rắc rối.

Việc sử dụng hộp giao hàng có thể giúp bạn tránh được những căng thẳng kiểu này.

Tham khảo: Kết quả dịch vụ giao nhận bưu kiện và thư tín trong năm tài chính 2023

Bảo vệ quyền riêng tư và an ninh

Để giảm thiểu việc phải giao hàng lại, bạn cũng có thể chọn phương thức giao hàng "để trước cửa".

Tuy nhiên, việc để bưu kiện không có người trông coi trước cửa nhà có thể gây lo ngại. Một số người có thể nói rằng ở quốc gia họ từng sống, việc để bưu kiện không có người trông coi là một phương pháp không thể chấp nhận được và nguy hiểm!

Vì giúp giảm nguy cơ trộm cắp khi bạn vắng nhà, hộp giao hàng tốt hơn so với việc để bưu kiện không có người trông coi.

Hơn nữa, việc có hộp giao hàng không chỉ tiện lợi khi bạn không ở nhà.

Ngay cả khi bạn ở nhà, nếu bạn yêu cầu giao hàng vào hộp thư, người giao hàng sẽ bỏ hàng vào bên trong.

Vì giúp loại bỏ sự cần thiết phải tiếp xúc trực tiếp với người giao hàng, hộp giao hàng chắc chắn là một tính năng được hoan nghênh, đặc biệt là đối với phụ nữ sống một mình.

Có hai loại tủ khóa giao hàng chính: loại cơ khí và loại điện.

Cơ học (kiểu núm vặn/kiểu nút bấm)

Hộp phân phối cơ học có cấu tạo tương đối đơn giản và dễ sử dụng. Vì không cần nguồn điện nên chi phí lắp đặt và bảo trì cũng thấp hơn.

Cách sử dụng

Kiểm tra số hộp giao hàng và mã PIN được ghi trên phiếu giao hàng. Nhập mã PIN bằng núm xoay hoặc các nút bấm, và cửa sẽ mở.

Ưu điểm và nhược điểm

Ưu điểm của đồng hồ cơ là độ bền cao và ít bị hỏng. Tuy nhiên, một số người có thể cảm thấy không thoải mái về vấn đề bảo mật vì chúng phụ thuộc vào mã PIN.

Loại điện tử (loại màn hình cảm ứng / loại thẻ IC)

Loại hộp giao hàng phổ biến nhất được tìm thấy trong các mẫu xe mới nhất là loại điện.

Cách sử dụng

Khi người giao hàng đặt kiện hàng vào hộp, họ sẽ đăng ký thông tin bằng bảng điều khiển. Sau đó, họ sẽ để lại thông báo giao hàng trong hộp thư hoặc thông báo giao hàng sẽ tự động được gửi đến điện thoại thông minh của người nhận.

Ngoài mã PIN, một số hệ thống cho phép bạn mở khóa bằng điện thoại thông minh hoặc thẻ IC.

Ưu điểm và nhược điểm

Ưu điểm chính của hệ thống điện là tính bảo mật cao. Vì lịch sử sử dụng (nhật ký) được lưu lại, nên có thể chứng minh hoạt động trong trường hợp xảy ra sự cố.

Mặt khác, nó cũng có một số nhược điểm, chẳng hạn như không thể sử dụng được khi mất điện và khá khó hiểu cách sử dụng.

Mặc dù bạn thường không thể chọn loại hộp giao hàng được lắp đặt trong nhà thuê của mình, nhưng việc nắm rõ các tính năng và cách sử dụng chúng sẽ giúp bạn yên tâm hơn khi sử dụng.

Bây giờ, chúng ta hãy cùng xem xét kỹ hơn cách sử dụng hộp giao hàng, kèm theo một số hình ảnh minh họa.

BƯỚC 1: Nhân viên giao hàng đặt gói hàng vào hộp thư và để lại "thông báo giao hàng không thành công" ở đó.

Nếu bưu kiện của bạn được giao khi bạn vắng nhà, người giao hàng sẽ đặt nó vào hộp thư và để lại "Thông báo giao hàng không thành công" trong hộp thư của bạn. Nếu bạn thấy thông báo này, hãy coi đó là dấu hiệu cho thấy bưu kiện của bạn đã được giao.

BƯỚC 2: Kiểm tra số hộp và mã PIN trên "Phiếu giao hàng".

Phiếu giao hàng bao gồm hai thông tin sau:

1. Số hộp giao hàng (ví dụ: Hộp số 03)
2. Mã PIN để mở hộp (ví dụ: 5678)

Đây sẽ là "chìa khóa" để bạn lấy kiện hàng ra khỏi hộp giao hàng.

BƯỚC 3: Vận hành bảng điều khiển (hoặc núm xoay) của hộp giao hàng.

Tiếp theo, hãy đến hộp giao hàng nằm ở khu vực lối vào. Đây là nơi bạn sẽ thực hiện thao tác.

• Đối với hệ thống điện tử (loại màn hình cảm ứng): Làm theo hướng dẫn trên màn hình để chọn "Nhận gói hàng", sau đó nhập số hộp và mã PIN. Với hệ thống thẻ IC, bạn chỉ cần giữ chìa khóa trên đầu đọc.
  
  
• Đối với tủ khóa cơ (loại có núm xoay hoặc nút bấm): Tìm cửa tương ứng với số hộp trên phiếu giao hàng và nhập mã PIN bằng núm xoay hoặc nút bấm. Cách mở tương tự như mở két sắt.

BƯỚC 4: Khi cửa đã mở, hãy lấy đồ đạc của bạn ra.

Nếu bạn thao tác đúng cách, cửa hộp sẽ mở ra. Bên trong có một gói hàng gửi đến bạn, vì vậy hãy lấy nó ra cẩn thận.

BƯỚC 5: Sau khi lấy đồ đạc xong, hãy nhớ đóng cửa thật chắc chắn.

Cuối cùng, xin vui lòng đóng cửa thật chắc chắn. Nếu cửa không được đóng kín, người tiếp theo có thể không sử dụng được và điều này cũng có thể gây ra rủi ro về an ninh.

Mặc dù hộp giao hàng rất tiện lợi, nhưng cần một chút cẩn thận và chú ý để đảm bảo sử dụng trơn tru. Hãy ghi nhớ ba điểm sau đây.

Không nên để đồ đạc của bạn không được trông coi trong thời gian dài (quy định về thời gian lưu trữ).

Hộp giao hàng chỉ dùng để chứa tạm thời các bưu kiện khi bạn vắng nhà. Do đó, để bưu kiện trong đó quá lâu là vi phạm quy định. Hầu hết các khu nhà đều có giới hạn thời gian lưu trữ từ 48 giờ đến một tuần, và thường là không quá một tháng. Bưu kiện có thể được công ty quản lý thu hồi sau khi hết thời hạn, vì vậy hãy cố gắng lấy chúng trong cùng ngày hoặc vài ngày sau đó nếu có thể.

Vui lòng đến nhận bưu kiện trong cùng ngày hoặc trong vòng 2-3 ngày, hoặc muộn nhất là trong vòng một tuần.

Nếu bạn phải đi vắng trong thời gian dài do đi du lịch hoặc công tác, hãy nhớ kiểm tra trước xem có bưu kiện nào dự kiến đến hay không.

Có một số kiện hàng không thể được nhận trong hộp giao hàng.

Không phải tất cả các kiện hàng đều có thể để trong hộp giao hàng. Các loại kiện hàng sau đây yêu cầu giao hàng tận tay:

• Vận chuyển lạnh (làm lạnh/đông lạnh) : Không thể thực hiện được do cần kiểm soát nhiệt độ. Mặc dù có thể thực hiện nếu có thùng giữ lạnh, nhưng nhìn chung là không khả thi.
• Thanh toán khi nhận hàng : Vì người giao hàng không thể nhận tiền trực tiếp.
• Thư gửi bảo đảm có chứa tiền mặt / Thư người nhận (thư bảo đảm, xác nhận giao hàng, v.v.) : Cần xác minh danh tính.
• Các kiện hàng quá lớn hoặc quá nặng : Chỉ những kiện hàng đáp ứng giới hạn kích thước và trọng lượng của thùng giao hàng mới được chấp nhận.

Tùy thuộc vào loại kiện hàng, bạn nên liên hệ trước với công ty giao hàng hoặc cửa hàng để kiểm tra xem họ có thể giao hàng vào hộp thư nhận hàng hay không.

Không thể sử dụng nếu không còn chỗ trống.

Các tủ nhận hàng là tiện ích dùng chung và số lượng có hạn. Trong mùa cao điểm như các đợt giảm giá và kỳ nghỉ cuối năm/năm mới, có thể không còn tủ nào trống và nhân viên giao hàng có thể phải thu hồi bưu kiện. Trong trường hợp đó, thông báo giao hàng sẽ được để lại, vì vậy vui lòng yêu cầu giao lại.

Điều quan trọng là phải lưu ý đến tính chất dùng chung của các tủ nhận hàng. Như đã đề cập ở "Điểm 1", việc để bưu kiện của bạn trong tủ sẽ gây bất tiện cho những cư dân khác.

Việc lấy đồ ra ngay sau khi nhận và đóng cửa nhẹ nhàng là những chi tiết nhỏ góp phần tạo nên trải nghiệm dễ chịu hơn.

Ngay cả khi sử dụng hộp giao hàng, đôi khi vẫn có thể xảy ra những sự cố bất ngờ. Để giúp bạn xử lý những tình huống đó một cách bình tĩnh và nhanh chóng, chúng tôi đã tổng hợp sáu câu hỏi thường gặp.

Tôi quên hoặc nhập sai mã PIN.

Trước tiên, hãy kiểm tra kỹ lại số nhà được ghi trên phiếu giao hàng. Nếu vẫn không mở được, đừng cố gắng mở cửa nhiều lần. Việc thử mở sai nhiều lần có thể khiến hệ thống bị khóa. Trong trường hợp đó, hãy liên hệ với công ty quản lý hoặc trung tâm quản lý hộp thư (tổng đài) để được hướng dẫn.

Tôi làm mất giấy báo giao hàng.

Mặc dù có thể lấy được mã PIN bằng cách liên hệ với công ty giao hàng, nhưng điều này không được đảm bảo. Việc xác minh danh tính là bắt buộc, và khả năng thực hiện hay không phụ thuộc vào công ty và tình huống giao hàng. Trong trường hợp đó, vui lòng liên hệ với công ty quản lý hoặc trung tâm quản lý. Sau khi xác minh danh tính, họ có thể mở cửa bằng chìa khóa chính hoặc cung cấp cho bạn mã PIN và số hộp.

Tất cả các tủ nhận hàng đều đang được sử dụng và không còn tủ nào trống.

Trong giờ cao điểm, có thể không còn khung giờ giao hàng nào khả dụng, và nhân viên giao hàng có thể phải mang bưu kiện trở lại. Trong trường hợp đó, thông báo giao hàng sẽ được để lại trong hộp thư của bạn như thường lệ. Vui lòng liên hệ số điện thoại được ghi trên thông báo hoặc sắp xếp giao lại trực tuyến.

Mã PIN đúng nhưng cửa không mở.

Nếu hộp không mở được dù đã nhập đúng mã, có thể hộp hoặc bảng điều khiển bị lỗi. Cố gắng mở bằng lực chỉ làm tình trạng hư hỏng thêm, vì vậy vui lòng liên hệ ngay với công ty quản lý hoặc tổng đài, giải thích tình hình và yêu cầu họ xử lý.

Gói hàng đó chứa những vật dụng không thuộc về tôi.

Trong trường hợp đó, quy tắc là phải đóng cửa ngay lập tức và để nguyên hiện trạng. Nghiêm cấm chạm vào đồ đạc hoặc tự ý chuyển chúng đi. Hãy báo cáo ngay cho công ty quản lý và hỏi ý kiến hướng dẫn của họ.

Nếu đồ đạc của tôi bị mất cắp hoặc hư hỏng thì sao?

Trước tiên, hãy liên hệ với cả công ty quản lý bất động sản và công ty giao hàng mà bạn đã thuê. Nếu đó là hộp điện, bạn có thể kiểm tra lịch sử giao hàng, có thể dùng làm bằng chứng. Ngoài ra, nếu món hàng bị hư hỏng đến mức làm tăng giá trị thương mại hoặc nếu nó bị đánh cắp, hãy cân nhắc liên hệ với cảnh sát.

Hộp giao hàng giúp cuộc sống ở Nhật Bản trở nên tiện lợi hơn rất nhiều. Vậy, làm thế nào để tìm được một bất động sản có kèm hộp giao hàng?

Các trang web bất động sản giúp việc tìm kiếm nhà ở có kèm tủ giao nhận trở nên dễ dàng hơn.

Ví dụ, Mooovin, một trang web cổng thông tin bất động sản dành cho người nước ngoài, có một ô chọn cho "tủ nhận hàng".

Bằng cách chọn tùy chọn đó và chỉ định các điều kiện khác, bạn sẽ có thể tìm thấy một bất động sản phù hợp trong danh sách các bất động sản có hộp giao hàng.